Wie nutzen sie low code plattformen, um interne prozesse binnen wochen zu automatisieren

Low-Code-Plattformen sind kein Hype, sondern für mich ein praktischer Hebel, um interne Prozesse sehr schnell zu automatisieren — oft binnen weniger Wochen. In zahlreichen Projekten habe ich erlebt, wie Teams mit begrenzten IT-Ressourcen konkrete Prozessprobleme lösen, von manuellen Excel-Workflows bis zu Freigabeprozessen und einfachen Integrationen zu SAP oder Office 365. In diesem Beitrag teile ich meine erprobte Vorgehensweise, typische Fallstricke und konkrete Werkzeuge, damit Sie Low-Code-Projekte schnell, sicher und wirkungsvoll umsetzen können.

Warum Low-Code — und wann wirklich sinnvoll?

Ich beginne immer mit der Frage: Welches Problem wollen wir lösen? Low-Code eignet sich besonders, wenn Sie

• einen klar definierten, wiederkehrenden Prozess haben (z. B. Urlaubsanträge, Beschaffungsfreigaben, Onboarding),
• regelbasierte Entscheidungen oder einfache Datenflüsse automatisieren möchten,
• rasch Prototypen brauchen, um Nutzerfeedback einzuholen, oder
• Integrationen zu Standard-APIs (Microsoft Graph, REST) erforderlich sind, aber keine umfangreiche Custom-Entwicklung.

Low-Code ist weniger geeignet für hochkomplexe Backendsysteme, stark maßgeschneiderte Algorithmen oder Performance-kritische Anwendungen — dafür benötigen Sie weiterhin klassische Entwicklung. Wichtig ist: Low-Code ist ein Werkzeug in einem Toolbox-Set, nicht die einzige Lösung.

Pragmatischer Fahrplan: Prozessautomatisierung binnen Wochen

Meine typische Vorgehensweise lässt sich in fünf schnellen Schritten zusammenfassen. Ziel: Minimales Risiko, schneller Nutzen, frühes Nutzerfeedback.

• Tag 0–3: Problemdefinition & Scope-Creep verhindern
  Ich lege gemeinsam mit den Stakeholdern den Kernprozess fest. Wichtig ist ein klarer Start- und Endpunkt, definierte Eingabedaten und messbare Erfolgsindikatoren (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nutzerzufriedenheit).
• Woche 1: Prototyp & UI-Tests
  Mit einer Low-Code-Plattform (z. B. Microsoft Power Apps, Mendix, OutSystems) baue ich einen Klick-Prototyp. Ziel: ein valides Nutzertesting innerhalb von 3–5 Arbeitstagen. Hier fange ich an, UI-Feedback einzuholen und Prozesse zu visualisieren.
• Woche 2: Datenmodell & Integrationen
  Parallel zum UI-Prototyp entsteht das einfache Datenmodell (SharePoint, Dataverse, SQL). Ich priorisiere Integrationen: Email, Azure AD, eventuell SAP-Connectoren. Statt perfekter Architektur priorisiere ich stabile, wartbare Verknüpfungen.
• Woche 3: Testlauf & Trainings
  In einem Pilot mit 5–10 Nutzern validieren wir End-to-End-Prozess, rollen Korrekturen ein und schulen die Key-User. Ich produziere kurze How-to-Videos statt langer Handbücher.
• Woche 4: Go-Live & Monitoring
  Nach finalen Anpassungen erfolgt der Rollout in einem Teilbereich oder einer Abteilung. Monitoring-Metriken (Nutzungsraten, Fehlerraten, Prozessdauer) werden eingerichtet und monatlich geprüft.

Technologieauswahl: Kriterien statt Markenromantik

Bei der Auswahl der Plattform achte ich auf folgende Kriterien:

• Integrationsfähigkeit (REST, SAP, Microsoft-Ökosystem)
• Governance-Funktionen (Rollen, Deployment, Versionskontrolle)
• Sicherheits- und Compliance-Standards (Datenspeicherung, Verschlüsselung)
• Skalierbarkeit und Lizenzmodell (wann wird es teuer?)
• Community & Support (Templates, Beispielprojekte)

Gängige Plattformen, die ich nutze oder empfehle, sind Microsoft Power Platform (Power Apps + Power Automate) für Unternehmen mit Microsoft-Stack, Mendix und OutSystems für größere, komplexere Szenarien, sowie Appian oder Betty Blocks je nach Use Case. Jede Plattform hat Stärken: Power Automate ist stark bei Office-Integration, Mendix bietet schnelle Citizen-Developer-Modelle und OutSystems glänzt bei Skalierung und Governance.

Governance & Sicherheitsregeln, die wirklich helfen

Ein häufiger Fehler ist fehlende Governance: Schnell entstehen Insellösungen, Sicherheitslücken oder unkontrollierte Kosten. Meine Checkliste:

• Definieren Sie ein zentrales Center of Excellence (CoE) für Low-Code — zwei bis drei Personen reichen oft anfangs.
• Legen Sie klare Regeln für Datenhaltung und Zugriff fest (z. B. keine sensiblen Daten in unverschlüsselten Tabellen).
• Schreiben Sie Deployment-Prozesse vor: Testumgebung → Staging → Produktion.
• Monitoring: Error-Logs, Auslastung und Lizenzverbrauch im Blick behalten.
• Governance-Board für Budgetfreigaben über definierten Schwellen.

Beispiel-Use-Cases, die schnell wirken

Hier ein kurzer Blick auf konkrete Prozesse, die ich oft innerhalb von 2–6 Wochen umsetze:

• Onboarding-Workflow für neue Mitarbeitende (Formulare, Checklisten, IT-Accounts, Schulungspläne).
• Reisekosten- und Spesenfreigaben mit Automatisierungen für Rückerstattung.
• Beschaffungsketten: Anfrage → Genehmigung → Bestellung → Dokumentation in ERP.
• Qualitätsmeldungen in Produktion mit automatischen Eskalationsregeln.

KPIs zur Erfolgsmessung — was Sie wirklich messen sollten

Messbare Ergebnisse sichern Akzeptanz und Budgetfortsetzung. Wichtige KPIs sind:

• Durchlaufzeit des Prozesses (vorher vs. nachher)
• Anzahl manueller Eingriffe/Fehler pro Monat
• Nutzerakzeptanz (Net Promoter Score oder Zufriedenheitsumfragen)
• Zeitersparnis in Personentagen
• Kosteneinsparung vs. Lizenz- und Betriebskosten

Typische Stolpersteine und wie ich sie vermeide

Erfahrung zeigt: Manche Fehler wiederholen sich. Meine Präventionsmaßnahmen:

• Scope Creep: Ich setze ein Minimum Viable Process (MVP) als Ziel. Zusätzliche Features kommen in Iterationen.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Für jeden Prozess definiere ich einen Prozess-Owner.
• Fehlende Nutzerakzeptanz: Ich binde Key-User früh ein und sammle echtes Feedback statt Annahmen.
• Lizenzschock: Vorab-Kalkulation der Lizenzkosten und Szenarienplanung bei Skalierung.

Praxis-Tipp: Citizen Developers sinnvoll einbinden

Citizen Developers sind eine große Chance, weil Fachabteilungen selbst Lösungen bauen können. Ich empfehle:

• Einführungs-Workshops mit Templates und Best-Practice-Patterns
• Governance-Guardrails (vorgefertigte Datenmodelle, Approved-Connectors)
• Mentoring durch das CoE: Review und Unterstützung bei Architekturentscheidungen

Kurzer Plattformvergleich

Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen anhand eines konkreten Prozesses (z. B. Ihrem Reisekosten-Workflow) einen 4‑Wochen-Fahrplan inklusive grobem Kostenschätzer und Plattformempfehlung erstellen. Schreiben Sie mir kurz den aktuellen Ablauf und die wichtigsten Schmerzpunkte — dann skizziere ich Ihnen ein pragmatisches Umsetzungsdesign.