Nach jedem Change-Projekt kommen die Fragen: Was haben wir gelernt? Wie stellen wir sicher, dass diese Erkenntnisse nicht wieder verloren gehen? Und wie verwandeln wir Lessons Learned in dauerhafte Praxis? Aus meiner Erfahrung als Beraterin und Praktikerin für Veränderungsprozesse ist genau das eine Schlüsselaufgabe – und doch wird sie in vielen Organisationen stiefmütterlich behandelt. In diesem Beitrag teile ich mit Ihnen konkrete Methoden, Werkzeuge und Praxisbeispiele, damit Lessons Learned systematisch verankert werden und echte Wirkung entfalten.
Warum Lessons Learned nicht nur eine Abschlusssitzung sein dürfen
Ich sehe in vielen Projekten eine ritualisierte Lessons-Learned-Session am Ende – meist als PowerPoint, die dann in einem Ordner verschwindet. Das Problem ist: Lernen braucht Wiederholung, Kontext und Verantwortlichkeiten. Wenn Erkenntnisse nicht in Prozesse, Rollen und Systeme zurückfließen, bleiben sie theoretisch. Mein Anspruch ist es, Lessons Learned als kontinuierlichen Lernprozess zu denken, der in die operative Arbeit integriert wird.
Meine vier Prinzipien für nachhaltige Verankerung
Auf Basis zahlreicher Projekte richte ich meinen Ansatz an vier Prinzipien aus:
Systematik: Lernprozesse brauchen Struktur – wem, wann, wie und wo werden Erkenntnisse erfasst und umgesetzt?Verantwortung: Lernen funktioniert nur mit klaren Owern, die Umsetzung treiben.Sichtbarkeit: Erkenntnisse müssen leicht zugänglich und nutzbar sein.Integration: Lessons müssen in Prozessbeschreibungen, Rollen, KPIs und Tools einfließen.Praktisches Vorgehen: Ein Ablauf, der funktioniert
Ich empfehle ein schlankes, aber verbindliches Vorgehen, das Sie an Ihr Unternehmensumfeld anpassen können:
1. Frühzeitige Sammlung: Beginnen Sie bereits in der Projektplanung mit Hypothesen: Was könnte schiefgehen? Welche Annahmen wollen wir testen? Diese Hypothesen bilden die Basis für spätere Learnings.2. Kontinuierliche Reflexion: Arbeiten Sie mit kurzen Checkpoints (z. B. nach jedem Sprint, Meilenstein oder Entscheidungsereignis). Das verhindert, dass Probleme sich verfestigen.3. Abschluss-Session mit Struktur: Nutzen Sie ein festes Format: Was lief gut? Was lief schlecht? Welche Ursachen? Welche Maßnahmen gehen in den Regelbetrieb? Wer ist verantwortlich?4. Umsetzungssicherung: Definieren Sie konkrete Maßnahmen inkl. Terminen, Verantwortlichen und Erfolgskriterien. Ohne diese sind Learnings nur Erkenntnisse, keine Veränderung.5. Institutionalisiertes Review: Führen Sie nach drei, sechs und zwölf Monaten Follow-up-Reviews durch. So prüfen Sie, ob die Maßnahmen wirken und passen nach.Tools und Formate, die ich häufig einsetze
Digitalisierung hilft enorm beim Bewahren und Teilen von Lessons Learned. Einige Tools, die ich empfehle oder selbst nutze:
Wiki-Systeme (z. B. Confluence): Ideal für strukturierte Dokumentation mit Kategorien, Tags und Verlinkungen zu Prozessbeschreibungen.Knowledge-Base-Tools (z. B. Notion, SharePoint): Gut für interdisziplinäre Teams, da einfach zu pflegen und zu durchsuchen.Retrospektiven-Tools (z. B. Miro, Mural): Unterstützen visuelle, kollaborative Sessions – besonders bei verteilten Teams.Projektmanagement-Systeme (z. B. Jira, Asana): Nutzen Sie Custom-Fields oder Templates, um Lessons direkt an User Stories oder Tasks zu hängen.Change-Log / Lessons-Log: Ein einfaches, standardisiertes Formular (digital) für jede Lesson: Kontext, Beobachtung, Ursache, Empfehlung, Action, Owner, Due Date.Beispiel: So habe ich Lessons Learned in ein Unternehmen eingebettet
In einem mittelständischen Unternehmen, das wir bei einer digitalen Vertriebstransformation begleiteten, führte ich ein kombiniertes Vorgehen ein:
Wir starteten mit einer Hypothesenliste im Confluence und markierten kritische Annahmen.Wöchentliches 15-Minuten-Standup enthielt obligatorisch ein kurzes Feld „Neu gelernt“ – diese Punkte landeten automatisch in einer zentralen Knowledge-Base.Am Projektende hielt ein 2-stündiger Workshop die Lessons fest; jede Erkenntnis bekam einen Owner und ein Ticket im Jira. Das Ticket musste innerhalb von 90 Tagen geschlossen oder in einen Geschäftsprozess überführt werden.Nach sechs Monaten führte ich ein Review mit dem Steering Committee durch – wir evaluierten die Wirkung und passten Prozessdokumente an.Resultat: Viele kleine Anpassungen (z. B. Checklisten für Rollout, Anpassungen in der Zielvereinbarung von Vertriebsrollen) blieben erhalten und wurden zum Standard. Die Nachhaltigkeit des Projekts war deutlich höher als bei früheren Initiativen.
Wie man Widerstände überwindet
Häufige Einwände sind „das kostet Zeit“, „wir haben schon genug Dokumente“ oder „wer soll das pflegen?“. Meine Antworten darauf sind pragmatisch:
Arbeiten Sie schlank: 1-Seiten-Learnings sind oft wirksamer als lange Berichte.Automatisieren Sie Abläufe: Formulare, Templates und Integration in bestehende Tools reduzieren Aufwand.Machen Sie Lernen attraktiv: Teilen Sie Erfolgsgeschichten und zeigen Sie, wie eine Learning-Maßnahme Zeit gespart oder Fehler verhindert hat.Verknüpfen Sie Lernen mit Performance: Wenn Umsetzung von Lessons Teil von Zielvereinbarungen oder Rollenbeschreibungen ist, steigt die Relevanz.Gute Kennzahlen zur Messung der Wirksamkeit
Um zu prüfen, ob Lessons Learned Wirkung zeigen, empfehle ich ein kleines Dashboard mit folgenden Kennzahlen:
| Anzahl dokumentierter Lessons | zeigt Quantität des Lernens |
| Prozent Umsetzung abgeschlossener Maßnahmen | zeigt die Disziplin bei der Nachverfolgung |
| Durchschnittliche Zeit bis Umsetzung | zeigt Agilität bei der Implementierung |
| Reduktion wiederkehrender Fehler | zeigt tatsächlichen Lerneffekt (z. B. Anzahl ähnlicher Incidents) |
| Nutzeraktivität in Knowledge Base | zeigt Sichtbarkeit und Nutzung |
Tipps für unterschiedliche Organisationstypen
Je nach Größe und Kultur des Unternehmens passt die Umsetzung unterschiedlich:
Start-ups: Halten Sie es ultra-schlank: Ein „Learning Canvas“ pro Sprint reicht oft. Wichtig ist Schnelligkeit und direkte Anwendung.Mittelstand: Nutzen Sie vorhandene Tools (z. B. SharePoint) und definieren Sie klare Owners – oft sind klare Verantwortlichkeiten der Hebel.Konzerne: Setzen Sie auf Governance: zentrale Standards, lokale Adaptionsprozesse und ein Steering-Board, das Lessons priorisiert.Meine drei Quick Wins, die Sie sofort umsetzen können
Ein Platzhalter im Sprint- oder Meilenstein-Review: „Was haben wir heute gelernt?“ – dokumentieren, assignen, ablegen.Ein kurzes, wiederkehrendes Reporting an Entscheider: 3 Top-Lessons + 2 Maßnahmen – das schafft Sichtbarkeit.Verknüpfen Sie eine Lesson direkt mit einem Prozessdokument: ändern Sie das Prozess-How, nicht nur die Lesson-Seite.Wenn Sie möchten, sende ich Ihnen gern ein einfaches Template für ein Lessons-Learned-Formular und ein Beispiel-Confluence-Layout, das Sie sofort einsetzen können. Schreiben Sie mir kurz, für welche Tools (Confluence, SharePoint, Notion, Jira) Sie Vorlagen möchten – ich schicke Ihnen passende Vorlagen zu.
